Centralni sistem samodejno zaključi napotnico v naslednjih primerih:

• Pacient se ni zglasil na termin in se po 35 dneh ni opravičil (niso bila sporočena realizacija, odpoved ali prenaročanje) – odpovejo se tudi vsa preostala naročila in celotna napotnica; pravilo ne velja za ortodontske napotnice.
• Napotnica do zaključka zdravljenja se zaključi, ko specialist ob realizaciji označi “kontrola ni več potrebna”.
• Napotnica do zaključka zdravljenja se zaključi sistemsko, če dve leti po zadnji realizaciji ni odprtega aktivnega naročila.
• Pacient neupravičeno odpove naročilo (“brez navedbe razlogov”) – napotnica preide v stanje ” ali “izkoriščena” (odvisno od tega, ali je bila na napotnici že opravljena kakšna storitev).